Briefing coaches

Uur

Actie

Locatie

Omschrijving

Hack The Future 2024 gaat door in het Flanders Meeting & Convention Center,naast de Zoo van Antwerpen. De locatie ligt vlak naast het Centraal Station van Antwerpen. Wij raden aan het openbaar vervoer te gebruiken. 

Kom je toch met de wagen hebben we eind oktober de nodige parkingplaatsen opgevraagd via onze HTF Portal. Je mag de parking inrijden: QPark Astridplein : Koningin Astridplein 41, 2018 Antwerpen 

Heb je toen geen parking aangevraagd, dan zal er geen parking gereserveerd zijn voor jou. Je mag deze parking gebruiken, maar zal zelf de kost moeten betalen. Is deze parking volzet, kan je andere parkings in de buurt proberen. 

We ontvangen zowel studenten als coaches via de grote ingang op het Koningin Astridplein. De vlaggen van Hack The Future/​Cronos zullen je de weg naar de ingang tonen. 

We voorzien een aparte aanmeldbalie voor de coaches, gelieve je hier zeker ALTIJD aan te melden. 

Bij aankomst ontvangen jullie een badge alsook een plan richting de jullie toegewezen challenge room. 

Jullie mogen banners voorzien van jullie bedrijf, deze kunnen opgesteld worden in of aan jullie challenge rooms. Let op: er mag niets aan de muur worden opgehangen. 

Zet jullie zaal klaar voor de start van de hackathon, jullie worden om 8u50 alweer beneden verwacht voor de start-show! 

Zit je ook al in onze HTF Coaches Whatsapp-groep? Via deze weg kunnen we doorheen de dag contact met elkaar onderhouden. Als je hier nog niet in zit, contacteer Jocelijn op 0032 486 68 36 56 en zij zal je toevoegen aan de groep. 

We hebben een speciale ruimte voor de coaches voorzien waar er een lekker ontbijt voor jullie zal klaar staan. Dit is een aparte ruimte genaamd Paon Royal, deze bevindt zich rechts van de inschrijfbalie. Je kan deze ook terug vinden op het plan. 

De start-show start om 9u, mogen wij je vragen dat minstens 1 coach aanwezig is beneden aan het podium om 8u50. Dit om de studenten naar de challenge room te begeleiden. 

Yves en Sonja zullen de studenten welkom heten.

Aan het einde van de briefingshow worden de challenges 1 voor 1 afgeroepen. Als jouw challenge wordt afgeroepen, ga je naar het podium en steek je je hand op zodat de studenten jou zien. De studenten volgen jou nu naar jullie challenge room. 

Je mag nu starten met de briefing van jouw challenge zoals voorbereid in het document. Studenten kunnen dit document raadplegen op hun HTF Portal. 

Studenten die niet weten wat de HTF Portal is mag je verwijzen naar de mail die ze enkele dagen voor het event ontvangen hebben, waarin hun challenge werd aangekondigd. Deze e‑mail had als titel ​“Hack The Future: Je challenge ligt vast!”. 

Daarin staat een link naar de HTF Portal voor hen beschikbaar. 

Laat de studenten zich installeren in de challenge room. Overloop alle teams en duidt afwezigen aan in de HTF Portal. 

Veranderingen van teams moeten steeds doorgegeven worden op info@​hackthefuture.​be . Het organisatieteam zal deze aanpassingen zo snel mogelijk goed zetten in de tool. 

Teams mogen MAX uit 2 teamleden bestaan, we laten GEEN Teams van 3 personen toe, op geen enkele manier. Als er hierin ondersteuning vanuit de organisatie nodig is, mag je ons altijd contacteren via Whatsapp, dan komen we zo snel mogelijk langs. 

Eens de briefing is afgerond start de hackaton. De studenten werken in hun team aan de opdracht. 

Benadruk zeker dat ze vragen mogen stellen, ga ook eventueel eens proactief langs om te kijken hoe het loopt per team. 

Om hun hoofd leeg te maken mogen de studenten ook eens gaan wandelen in de Zoo. Dit kan tot 16u. 

De innerlijke mens versterken kan per verdieping. Er zal water en koffie voorzien worden in de gang. 

Het organisatieteam is bereikbaar via Whatsapp en zal ook proactief eens langskomen om te kijken of er nog veranderingen in de Teams nodig zijn. Deze mogen ook doorgegeven worden aan info@​hackthefuture.​be . 

We serveren beneden aan het podium een lekkere lunch. Spoor de studenten aan om even te stoppen en te gaan lunchen. De lunch staat er tussen 12u en 13u. Daarna wordt deze opgeruimd. 

Geef nog eens mee aan de studenten dat ze tot 16u mogen gaan wandelen in de Zoo. Unieke kans, toch? 

We gaan verder met de hackaton: om 13u worden de studenten terug in de zaal verwacht, zorg dus dat er minstens 1 van jullie ook aanwezig is om 13u. 

Begin je al stilaan voor te bereiden op de jurering. Noteer al wat zaken per team wat je is opgevallen, dat helpt je straks bij de jurering. 

Zet de pitchtijden juist in de HTF Portal. Hoe je dit doet, leggen we hier uit. (filmpje) 

Bekijk ook nog even deze uitleg over het jureringsproces. 

Zorg dat alle juryleden die straks gaan jureren juist in de tool staan. Controleer of iedereen die straks toegang nodig heeft ook toegang heeft. 

De tijdspanne van jureren is exact 2 uur, je hebt dus niet veel tijd om nadien alles in het systeem te zetten. Bereid je dus goed voor. 

Het is anderzijds wel belangrijk dat er voor elk team ook een tekstje staat in de tool. Zo krijgen de studenten feedback waaruit ze kunnen leren. 

Leg rond 15u-15u30 ook aan de studenten uit dat ze zelf gaan moeten stemmen op elkaar. Hoe ze dit doen, hebben we toegelicht in dit filmpje. De studenten kunnen dit filmpje terugvinden in de mail waarin hun challenge werd aangekondigd, alsook op de webpagina die ze bereiken door de QR-code op hun badge te scannen. 

Start aub stipt op tijd met de pitches, we zitten onder tijdsdruk om deze jurering op tijd af te krijgen. Het is de bedoeling dat de studenten ook elkaar beoordelen dus iedereen blijft in de zaal aanwezig tijdens de pitches! 

Er zijn 2 prijzen te winnen: 

• Juryprijs: deze reiken jullie uit op basis van de jury-categorieën die jullie zelf bepaald hebben op voorhand in onze HTF Portal. 
• Publieksprijs: deze reiken de studenten binnen 1 challenge aan elkaar uit. 

Juryprijs: 

Jullie hebben op voorhand de categorieën van jurering bepaald, gebruik deze voor je jurering. 

Vul op het einde van elke pitch – desnoods op een kladblad- je punten in, hou dit goed bij want het zijn veel teams! 

Publieksprijs: 

De studenten moeten op elkaar stemmen en dus ook elkaars pitches bekijken. Spoor hen aan dit te doen. Hoe ze dit doen, hebben we toegelicht in dit filmpje. De studenten kunnen dit filmpje terugvinden in de mail waarin hun challenge werd aangekondigd, alsook op de webpagina die ze bereiken door de QR-code op hun badge te scannen. 

Om 18u moeten we echt de pitches afronden. Het organisatieteam heeft zo snel mogelijk de punten nodig. Werk desnoods je opmerkingen later bij maar geef al zeker de punten door. Finaliseer je punten door bovenaan de Scoreboard pagina op ​“Voting Done” te klikken. Zo weten wij dat je klaar bent. Je kan wel nog commentaar toevoegen en aanpassen. 

Kom aub zo snel mogelijk naar het podium voor de start van de awardshow! 

We organiseren de prijsuitreiking onder de vorm van een awardshow geleid door Yves en Sonja. 

Zij roepen eerst 3 genomineerden af binnen de jury prijs (nr 3,2 en 1 in willekeurige volgorde) en maken dan de winnaar en de publieksprijs bekend. Terwijl zij die namen noemen, komen jullie als coaches op het podium. 

Het organisatieteam geeft jullie de prijzen aan, zorg dat jullie MINSTENS met 2 aanwezig zijn (gezien er 4 prijzen zijn (2x cadeau voor team dat publieksprijs win en 2x een cadeau voor team dat de juryprijs wint). 

Als dat niet mogelijk is, graag het organisatieteam verwittigen op voorhand! 

De winnende studenten worden op het podium gevraagd en krijgen hun prijs van de coaches overhandigd. 

Ze gaan dan van het podium en aan onze fotowand wordt apart een foto genomen met alle winnaars. Dit doen we niet op het podium. Probeer dus het heft in handen te nemen en de studenten van het podium te begeleiden. 

We moeten 18 challenges overlopen en willen niet dat het saai wordt, dus hier zetten we graag wat vaart achter. 

Om 18u, na de pitches, wordt er nog diner aangeboden. Dit zal doorgaan aan het podium voor zowel studenten als coaches, dus niet meer in de aparte ruimte. Het eten blijft staan tot en met 21u dus je kan ook rustig na de show eten. 

Vertrekkende coaches mogen nog een goodie bag komen ophalen in ruil voor je lanyard aan de uitgang. Vergeet aub niet jullie banners en andere spullen uit de zaal te halen voor het eten. 

Hackers

Creatives